サイバーウェーブ株式会社の吉松です。
2022年4月からマネージャーとなり組織の目標をKPIで管理しようということになりました。
ただ、今まで組織のマネージメントという業務に就くことが初めてでした。
なのでKPI管理について最初に感じたことは、「知っているつもりでいたけどKPIってなんだっけ？？ どう管理するのかな？？」でした。
そこでこの機会にしっかりと学ぼうと思い、『最高の結果を出すKPIマネジメント』という書籍を今回読みました。
（画像出典）最高の結果を出すKPIマネジメント | 中尾隆一郎 |本 | 通販 | Amazon
KPIって何でしょうか？
さて、KPIって何でしょうか？ 英語で表すと「Key Performance Indicator」です。業績などパフォーマンスの鍵となるような指標という意味ですね。つまり、鍵となる指標の改善ができれば会社の業績を上げることができるのです！！
もう少し深掘ります。
まず会社の目標をKGIと言います。英語では「 Key Goal Indicator 」といい、ゴールとなる指標を意味します。例えば社長が「今年の売上目標は1億です！！」と言った場合、KGIは1億円になります。
KPIはKGIを達成するための指標です。そのKPIの指標を導くためのプロセスをCSFと言います。英語では「Critical Success Factor」で、主要な成功要因を意味します。
例
例えば、売上1億をKGIとする営業会社が、ネット広告やセミナーで案件を発掘し、クロージングして売上を上げていた場合、案件の数をCSFにすることができます。つまり前年度の売上が5000万で案件が10件だった場合、計算上20件に案件を増やせば売上1億円を達成できるのです。
なのでKGIを導き出す式は
売上1億 = 案件数 ✕ クロージング率
となります。
- KGI: 売上1億
- CSF: 案件数
- 前年度売上: 5,000万円
- 前年度案件数: 10件
- 前年度クロージング率: 50%
- 本年度案件数目標: 20件
- 1億 = 20件 ✕ 50% → 達成予定
そこで「今期のCSFは案件数だ！！！ 案件数をとにかく増やそう！！！！」となり、案件数を増やすことに注力すれば良いのです。
この案件数の20件がKPIということになります。
KPIが案件20件と決まった瞬間、チーム全体でどうやったら年間で去年の2倍の案件20件を発掘することができるのか？ ということが議論になるわけです。
実際に20件の案件をこなして1億売上が達成できたら、来季は案件数が売上に直結することがわかったので、40件の案件を発掘できないか？ となります。
これが簡単なKPIの話になります。
KPI管理の大きな4ポイント
一般にKPI管理で注意するべきポイントは次のようなものです。
- 方程式が単純であること
- KPIは1つに絞ること
- ○○率などをKPIにするとき、特に分母が変数の場合は、KPIが改善したように見えても実態は悪化していることもあるのでに気をつける
- KPIは必ずコントロールできる指標にすること
1．方程式が単純であること
KPIはチーム全体がその指標に向かって推進するものになるので、その意味を理解し、常に追って行く必要があります。
例えば方程式が
売上 = (A + B) × C ÷ D
のようなKPIだと、分かりにくいのでチームの認識が統一できない可能性があります。
2．KPIは1つに絞ること
KPIは複数だと「最終的に何を達成したからKGIが達成できたのか？」が分かりにくくなってしまいます。
例えば上の例「売上＝（A+B）×C÷D」でいう、AとC÷D がKPIだった場合、売上が伸びたとしても、Aの数値が上がったからKGIを達成できたのか？ Dの分母が下がったからKGIを達成できたのか？ がわからないため、「じゃあ来期はどこを伸ばせばよいのだろう？？」 という判断ができないのです。
PDCAを回したいのに、どこに因果があるか分からないと正しく振り返ることができないのです。
3．○○率などをKPIにするとき、特に分母が変数の場合は、KPIが改善したように見えても実態は悪化していることもあるのでに気をつける
「分母が変数の場合」は野球で例えると分かりやすいです。
例えば2022年の三冠王である村上選手の来年度の目標として、打率3割をKPIにしたと仮定しましょう。
そして、チームが既にリーグ優勝していて、残り30打席くらい残した状態で、丁度村上選手の打率が3割だったとします。次の打席に入ってもしヒットを打てなかったら2割9分に下がるでしょう。
監督は村上選手のKPIが打率3割なので、人気の村上選手を数字のために打席に入らせないのでしょうか？
このように、率をKPIにすると足踏みを生んでしまう可能性があります。
打率をKPIにすることに比べて、イチロー選手の200本安打は分かりやすいですし、200本を超えたからといって打席に入ることを躊躇する必要はないですよね。
4．KPIは必ずコントロールできる指標にすること
4の「KPIは必ずコントロールできる指標にする」はGDPの例がわかりやすいです。
GDPは世界経済の影響を受けます。日本がどんなにがんばっても、たとえば異常な円安や景気の影響でKGIが達成できない状態になった時に、GDPを変えることができないので、そのまま目標未達を受け入れるしかなくなります。
逆に、案件数がKPIだった場合に、KPIである案件20件を達成したのにKGIが残り1000万達成できない状況が見えた時は、さらに案件の発掘施策を増やすなど、目標達成のためにKPIをコントロールできるのです。
KPI管理を学んで
この本を読んで、KPIという客観的な値を設定することでしっかり数字で目標を追っていけるのがいいと思いました。
そのためには、売上以外にも様々な指標があると思うので、全てのタスクやドキュメントなど指標として使えるものはないのかを日々考えて実務を行なっています。
例えば、作業時間もドキュメントの1行1行で出せないか？ また個人の能力のようなものを数字で表せないか？ などを指標にできないか検討しています。
色々な指標が集まれば、どこの指標を伸ばせば会社の売上に大きく貢献できるのかを考えられると思います。
他にも、これは個人の目標管理をKPIにした場合、例えば勉強のために本をたくさん読むという目標を掲げた場合は次のような管理ができます。
去年の読んだ本の数は？: 12冊
今年の目標は: 月に1.5冊、年間で18冊を読む
となり、翌月の読む本は何にするかや、1時間で大体どれくらい読み進めることができるのか、月にどれくらのプライベートの時間が必要なのかなど、具体的な計画が立てられるのも魅力だと思いました。
今後も会社や個人もふくめ、KPIの管理を続けていき、上達したいと思います。
参考書籍
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