Webサイトから気軽に問い合わせができるメールフォームは、ユーザーにもサイト管理者にも便利な機能です。メールフォームには、問い合わせのほかにも多様な利用法があります。メールフォームの構成や用途、メリットとデメリット、代表的な作成方法など、メールフォームの基礎知識について解説します。
メールフォームとは
メールフォームとは、ユーザーが直接管理者にメールを送る仕組みです。構成と用途を見ていきましょう。
メールフォームの構成
メールフォームは入力フォーム、確認画面、完了画面の3つで構成されています。
- 入力フォーム
内容を入力する画面です。本文、名前（ニックネーム）、返信先のメールアドレスなどを入力します。プルダウンメニューやラジオボタンなどで選択肢を出すことも可能です。 - 確認画面
入力内容を確認する画面です。確認画面があれば送信前にミスに気づくことができ、ユーザーに安心感を与えます。 - 完了画面
メールが無事に送信されたことを通知する画面です。お礼のメッセージや受付番号、関連記事などを表示することもできるので、営業ツールとしても活用できます。
メールフォームの用途
メールフォームはWebページ上のフォームになっているため、多様な形式で作成が可能です。送信されたデータは直接スプレッドシートのような形式で登録でき、さまざまな目的で活用できます。
- メール、問い合わせ、資料請求など
ユーザーから管理者にメッセージを送ったり問い合わせを行ったりできます。ユーザーが営業時間を問わずに問い合わせや資料請求を行えるので、管理者側の機会損失の防止にも役立ちます。 - 商品購入、予約受付
商品購入や施設利用の予約を受け付けることもできます。メールフォームに名前、住所、連絡先、希望の利用日などを入力する欄が必要です。 - 会員登録
会員登録にも活用可能です。メールフォームの内容を直接データベースに入力すれば、会員リストを簡単に作成できます。 - アンケート
メールフォームにはプルダウンメニューやラジオボタン、チェックボックスなどを設置することも可能です。これを利用して、簡単なアンケートフォームを作成できます。データを直接スプレッドシートに登録すれば集計も容易です。 - 投票、出欠確認、安否確認
オンラインでの投票や会合の出欠確認にも応用でき、容易にデータ集計ができます。Webサイトなら災害時でも比較的連絡をとりやすいので、安否確認にも利用可能です。 - テスト問題の作成（Googleフォームのみ）
メールフォームの入力項目を工夫することでテストを作成し、集計ができます。オンライン授業での理解度確認や社会人のスキルチェックなどにも応用可能です。
メールフォームのメリットとデメリット
メールフォームには、以下のように多くのメリットがあります。
メールフォームのメリット
- いつでも気軽に問い合わせできる
Webページに直接内容を入力できるため、ユーザーがメールクライアントを起動する必要がありません。入力支援機能を利用して入力の手間を省くこともできます。また内容はメールで届くので、問い合わせの時間を選ばず気軽に利用できます。 - 記入漏れがない
必須入力の設定を行うと、必須入力項目に入力漏れがある場合はメールフォームを送信できません。必要な情報を、ユーザーは漏れなく入力でき、管理者は確実に入手できます。 - 受信者（サイト管理者）のメールアドレスを明かす必要がない
メールフォームの内容は、あらかじめ設定されたメールアドレスに届きます。アドレスはユーザーに公開されないので、個人アドレスでも設定可能です。また、複数の管理担当者全員に同時送信も可能です。 - 入力ミスを自動的にチェックできる
メールフォームの機能によっては、入力ミスがあるとデータを送信できません。郵便番号をもとに住所を自動入力できるオートフィル機能や、半角・全角を自動的に変換する機能などもあります。これらの機能によって、入力ミスを減らすことが可能です。 - メールクライアントがなくてもメールを送信できる
インターネット環境さえあれば、ユーザーはメールクライアントのない端末からも利用できます。 - 自動的に受信確認の返信ができる
メールフォームは完了画面だけでなく、メール受信時に定型文の自動返信を行うこともできます。これを利用すれば業務時間外でもメール受信後にユーザーを放置せずにすみ、見込み客を逃すこともありません。 - アクセス解析が可能
Webページでできているため、アクセス数や流入経路、コンバージョン数（問い合わせ数）、離脱ポイントなどの情報を取得し、改善に生かせます。スパムやウイルスメールの対策も可能です。
メールフォームのデメリット
メールフォームにはメリットだけでなくデメリットもあります。メールフォームを設置する際は、デメリットについても理解しておくことが大切です。
- 文字でのやりとりがメインのため誤解が生じやすい
文字だけでコミュニケーションを行うため、誤解が生じることがあります。誤解を避けるため、メールで返信する際に必要に応じて画像やファイルを添付するなど、なんらかの補足を心がけましょう。 - セキュリティに注意する必要がある
スパムメール送信に利用されることがあります。メールフォームの送信に手作業が必要な部分を残しておけばメール送信を自動的に行えないため、リスクを低減できます。 - 設置と活用には知識が必要
メールフォームを設置して活用するには、アクセス解析やセキュリティを導入する必要があります。そのため、ある程度のWeb制作のスキルや知識が必要です。
また注意点として、入力項目が多いとユーザーが送信前にWebページを離脱してしまうおそれがあることを知っておきましょう。これを防ぐためには、できるだけ入力項目を減らしてユーザーの手間を省く必要があります。
2種類のメールフォームの作成方法
メールフォームの作成には、次のふたつの方法があります。
- メールフォーム作成サービスを利用してメールフォームを作成する方法
- プログラミングでメールフォームを作成する方法
どちらの方法でも、作成のポイントは共通しています。
メールフォーム作成のポイント
- 入力項目の手間を減らす
入力項目を最小限にし、入力の手間を減らす機能を積極的に利用しましょう。最初に入力する個人情報は最小限にとどめます。ユーザーの負担を減らすことで離脱を防ぎ、できるだけ多くのデータを集めるためです。また、選択肢から選ぶ形の項目では、設定する場合は「どちらでもない」「その他」などの項目を入れましょう。 - 入力例をつける
商品番号や住所、電話番号など、入力するときに迷いやすい項目には、入力例をつけるとわかりやすくなります。入力例は、入力前に見えるようにしておくことが重要です。 - 問い合わせの種類を明確にさせる
例えば「製品について」「発送方法について」など、最初に問い合わせの種類を明確に分けましょう。受信した際に何についての問い合わせかがひと目でわかり、迅速に適切な対応ができます。
では、ふたつの作成方法を見ていきましょう。
メールフォーム作成サービスを利用して作成する方法
HTMLやPHP、CSSといった言語を知らなくても、必要な設定項目を入力するだけでメールフォームを作成できるサービスで、Googleフォームが代表的です。メールフォーム作成サービスを利用すると、多くのスキルや知識がなくても必要なメールフォームを作成できますが、デザインや動作などカスタマイズの自由度は低くなります。
カスタマイズの自由度の高さを求めるなら、サイバーウェーブの「VALUE KIT」がおすすめです。「問合せ」「フォーム」などの部品から、自社に合わせたメールフォームを作成できます。また、取得したデータをさまざまな形で活用することも可能です。まずは必要な機能だけで開始して、その後、部品を組み合わせて機能拡張や機能向上に柔軟に対応できます。詳細は、こちらをご覧ください。
プログラミングで作成する方法
十分な知識とスキルがあれば、ゼロからプログラムを組んでメールフォームを作成し、設置することも可能です。デザインや動作も自由にカスタマイズできます。
メールフォームを作成するときにはHTMLでフォームを作成し、CSSでデザインをカスタマイズします。確認画面や完了画面の作成にはPHPが必要です。さらにメールフォームはCGIとして動作するので、CGIの動作するサーバーを用意しなくてはなりません。
フリーソフトとして配布されているメールフォームのプログラムを利用することも可能ですが、自社に合わせてカスタマイズする必要があります。
まずは自社のWebサイトや必要とする情報に合ったメールフォームとは何かを明確に
Webサイトにメールフォームがあれば、ユーザーが気軽に問い合わせを行え、コンバージョンや売上が向上する効果も期待できます。メールフォームの作成にはメールフォーム作成サービスを利用する方法とプログラミングで作成する方法のふたつがあり、メールフォーム作成サービスについては機能や特徴がサービスごとに異なります。
メールフォームを設置することを決めたら、まずは自社が必要としているのはどのようなメールフォームなのかを明確にします。そのうえで自社に十分な知識やスキルを持つ人材がいるかを考え、作成方法を決定しましょう。
