会員の管理が煩雑になっている。年会費の更新案内や入金消し込みに手間がかかる。そのようなお悩みはありませんか。
サイバーウェーブでは、自社プロダクトである「VALUE KIT」をもとにシステム開発をしています。VALUE KITはシステム開発でよく使われる機能を部品としてそろえたものです。
今回ご紹介する一般社団法人 Artist Link Associate様は、アイシングクッキーやスイーツなどのサロンを経営できるライセンスを発行しています。Artist Link Associate様の講座販売サイトをVALUE KITで構築しました。
一般社団法人 Artist Link Associate様 ウェブサイト https://www.artist-link-japan.com/
会員管理と年会費更新が手間で困っていた
Artist Link Associate様の講座販売サイトは、教材や資格を取得できる講座を販売しています。
VALUE KIT の導入前は、課題が3点ありました。
- 会員管理をExcelで行っており、煩雑になっていた。
- 年会費更新は、会員へ案内メールを送り、銀行口座の入金消し込みで判別していた。
- 年会費の入金がない場合は、個別に督促の連絡をしていた。
1つ目の課題は、煩雑な会員管理です。Artist Link Associate様が行っていた会員管理は、会員が手書きで書いた情報をつどExcelに入力するというもの。講師活動やテキスト作成の業務もあるため、事務作業が追いついていませんでした。
2つ目と3つ目の課題は、年会費の更新にかかわるものです。Artist Link Associate様の年会費更新の管理方法は、会員へメールで案内を送り、銀行口座からの入金消し込みで更新されたかを判別していました。メールで更新案内をしていたため、うっかり振込を忘れてしまう会員もいました。個別に督促を送ったり口座を確認したりと、手間のかかる事務作業になっていました。
VALUE KITの「部品」を組み合わせてスムーズに課題を解決
講座販売サイトの開発にあたり、VALUE KITで用いた部品は次の3つです。
- 会員管理をスムーズにする「会員部品」
- オンラインショップ機能を追加する「EC部品」
- 年会費をクレジットカードでの自動引き落としをできるようにする「サブスク部品（サブスクリプション部品）」
「Excelの手作業による管理」を「会員部品」へ移行、クレジットカード決済を実現
Artist Link Associate様の会員管理の根本的な課題は「Excelでの手作業による管理」でした。それゆえにクレジットカード決済もできず、銀行口座への振り込みをもとに手作業での入金消し込みをしなければならない、というように問題が広がっていました。
まずはVALUE KITの「会員部品」を用いて、会員情報をVALUE KITで管理できるようにしました。「会員部品」はクレジットカード情報も安全に保管できるようになっているので、年会費もクレジットカードからの自動引き落としができるようになりました。
オンラインショップを「EC部品」で実現、年会費の自動引き落としを「サブスク部品」で管理し、オリジナル教材の購入権利を自動で判定
Artist Link Associate様の講座はフランチャイズ方式です。認定試験に合格した認定講師が、Artist Link Associate様のオリジナル教材を使って自身の教室を運営するしくみです。認定試験に合格した証である認定証を持っている必要があります。また認定試験に合格しても、年会費を支払っていない場合は認定証は交付されません。未払いが続いた認定講師からは、講師ライセンスが失われます。
Artist Link Associate様のオリジナル教材を使った教室を開催するためには、年会費を支払い、認定講師ライセンスを維持する必要があります。この管理が複雑でした。
VALUE KITの「EC部品」で、システムにオンラインショップ機能を追加することができます。さらに年会費の決済は「サブスク部品（サブスクリプション部品）」により実現します。2つの部品を連携させることで、年会費を払っていない会員はオリジナル教材を買えないようにしました。
一般社団法人 Artist Link Associate様 オンラインショップ https://members-artist-link-japan.com/
最小限の機能開発だけでお客様の求めるシステムが完成
「どの会員がどの講座に合格したか」も管理する必要があります。この部分はVALUE KITの「部品」にはありませんでした。そこで講座の合否状況の管理機能を追加開発しました。
最小限の開発だけで「講座に合格している」「年会費を支払っている」という2つの条件を満たした会員だけがオリジナル教材を買うことができる、というシステムが完成しました。
「発注段階で7割が完成している」というキャッチコピーのとおり、VALUE KITは汎用的な「部品」で多くの機能をカバーし、最低限の追加開発だけでお客様の求めるシステムを実現しました。
VALUE KIT 画面イメージ
Artist Link Associate様の事例は以下の記事でも紹介しています。お客様の目線でプロジェクトを語っていただきました。
一般社団法人 Artist Link Associate 様
夢は海外展開！ コロナ禍で伸びたスイーツデコレーションの講座販売サイト
https://cyberwave.jp/work/artist-link-associate-sweets-decoration/
サイバーウェーブは御社のDXを支援します
サイバーウェーブは、発注した段階でシステムの7割が完成している高品質・短納期・柔軟なシステム「VALUE KIT」をベースに、お客様のデジタルトランスフォーメーション（DX）を支援しています。どうぞお気軽にお問い合わせ下さい。
