◆はじめに
こんにちは！ サイバーウェーブ開発部の保苅です。
本記事では、私がGTD（Getting Things Done）タスク管理手法を導入し、タスク管理を改善した経験についてご紹介します。GTDを活用することで、残業時間を20時間削減することができました。
エンジニアの仕事では、常に新しい技術やツールに取り組むことが求められます。同時に多くのタスクやプロジェクトに対応しなければならないことも珍しくありません。その結果膨大になったタスクの管理が上手くいかず、ストレスや混乱を抱えることもあります。
そんな中、私はGTDを導入することで、効率的にタスク管理を行い、仕事の生産性を向上させることができました。
私のシステム開発の経験をもとに、GTDを導入するための具体的な手順や使い方、メリットや効果についても詳しく解説していきます。
ぜひ、この記事を通じてGTDの魅力と効果を知っていただき、より効率的なタスク管理を実現していきましょう。
◆GTDタスク管理手法とは
GTDとは「Getting Things Done（タスクを片付ける）」の略で、David Allenが考案したタスク管理手法です。この手法は、タスクを効率的に管理し、ストレスを軽減しながら生産性を向上させることを目的としています。
具体的なプロセスは以下の通りです。
- 収集：頭の中やメモなどにあるタスクを一箇所に集めます。
- 整理：収集したタスクをカテゴリー分けし、次に何をするべきかを整理します。
- 実行：優先順位に基づいてタスクを実行します。
- 評価：定期的にタスクの進捗状況を評価し、優先度を再評価します。
- 処分：タスクが完了したら記録して処分します。
GTDのメリットは、タスクを整理・分類することで頭の中を整理し、タスクの優先順位を明確にすることができる点です。これにより、作業の効率が向上し、ストレスやミスの軽減につながります。さらに、未処理のタスクが頭の中に残らないため、集中力やクリエイティビティの向上にも繋がると言われています。
GTDは個人だけでなく、プロジェクトやチームのタスク管理にも適用できる手法です。
◆ タスク管理ツール「Asana」を活用したGTDの実践方法
システム開発で実際に使用しているタスク管理ツールであるAsanaを活用したGTDの方法についてご紹介します。
Asanaには、自分に割り当てられているすべてのタスクをリスト化する「マイタスク」というページがあります。マイタスクを活用してGTDを進めるためには、以下のポイントに注意する必要があります。
1．タスクを1つにまとめる
私は通常、ボード形式でタスクを管理しています。ボード形式は視覚的にわかりやすく、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できるため重宝しています。
頭の中のメモは「最近の割り当て」というカテゴリにまとめます。頭の中が整理されていないと、タスクに集中することができません。マイタスクの中でタスクを1箇所にまとめることでタスク全体の整理ができ、1つのタスクに集中することができるようになります。
2．タスクの優先順位を把握する
「整理」「実行」の効率を上げるためには、カテゴリを追加することも重要です。マイタスクにはデフォルトで「最近の割り当て」というカテゴリがありますが、さらにカテゴリを追加することで、各タスクの進捗管理や優先度の把握がしやすくなります。
私の場合は、「本日」「今週中」「来週中」「今月中」「期日なし」といったカテゴリを追加しています。タスクが割り当てられたら、まずはデフォルトの「最近の割り当て」から適切なカテゴリに移動させます。期日を設定することで、同時にタスクの優先度も再確認できる仕組みです。
3．タスクの詳細情報を把握する
タスクの詳細情報を活用することで業務効率が上がります。Asanaのタスクには、担当者や期日、詳細情報を入力することができます。
タスクの詳細情報には、タスクの実行に必要な情報や手順、参考資料などを詳細に記述します。これにより、タスクの内容や目的が明確になります。また、他のメンバーに依頼する場合にも、詳細な情報が整理されているため、スムーズなコミュニケーションが図れます。
タスクに対して見積もり時間を設定することも重要です。自分がどれくらいの時間をそのタスクに費やす予定なのかを明確にすることで、スケジュールの調整や時間の使い方の計画立てがしやすくなります。時間のかかりそうなタスクには余裕を持って取り組むことができるため、タスクの遅延や時間の詰め込みを防ぐことができます。
4．終了したタスクは必ず処分する
評価の終わったタスクは、必ず処分するようにしましょう。タスクを処分することで仕事が進んだことを実感できるため、モチベーションが向上し、タスクの遂行が効率化されます。
処分する際には、完了したタスクを明確に記録し、必要な場合は振り返ることができるように整理しておきましょう。
◆GTDによるエンジニアのメリット
GTDをエンジニアとして実践してみて、私が得たメリットは以下の通りです。
- タスクの見える化によるストレスの軽減GTDを経験するまでは、頭の中でタスクの整理ができていない状態で作業を進めていたため、どのタスクを優先すべきか迷ったり、何をすべきか忘れてしまったりすることがありました。GTDを用いて「誰が」「何を」「いつまでに」すべきかを明確にすることで作業に集中できるようになり、他のメンバーに依頼する際にもスムーズなコミュニケーションができるようになりました。また、完了したタスクを処分することで進捗管理も効率的に行うことができるようになるなど、ストレスが軽減されることを実感しました。
- 時間管理の改善GTDを実践することで、時間管理を改善できました。タスクを明確に整理し優先度を設定することで、どのタスクが最も重要であるかを把握し、それに集中することができるようになったのです。これにより、時間の浪費や優先順位の迷いがなくなり、効率的に作業を進められるようになりました。さらに、GTDでは定期的にレビューをします。自分の進捗状況や優先度を見直し、タスクの再調整を行うことで時間管理を最適化することができます。レビューの際には、自分の時間の使い方や作業の進め方を客観的に振り返り、改善点を見つけ出すことができます。
GTDによって自分の時間をより効果的に管理することができるようになり、無駄な時間の浪費を減らし、大切なタスクに集中することができるようになりました。
- タスクの推進力向上GTDを通じてタスクの推進力が向上したことを実感しました。以前はタスクを見える化できておらず、次の具体的なアクションや期日が見えていませんでした。GTDを導入してからは、期日の設定や他のタスクとの優先度を比較してタイムリーに取り組むべきタスクを明確にすることができました。また、自分自身だけではなく、チーム全体のタスク推進力も上がりました。
GTDによってタスクの進捗状況が可視化され、各タスクの進行状況や完了状況が一目で把握できるため、メンバー間での進捗報告やタスクの調整がスムーズに行えるようになったのです。
さらに、他のメンバーのアクションを管理することが容易になりました。各メンバーの担当タスクや進捗状況を把握し、必要に応じてタスクの調整やリソースの配分を行うことができます。タスク間の連携や依存関係を管理することで、プロジェクト全体の進行状況をスムーズにコントロールすることができます。
- タスクの推進力向上GTDを通じてタスクの推進力が向上したことを実感しました。以前はタスクを見える化できておらず、次の具体的なアクションや期日が見えていませんでした。GTDを導入してからは、期日の設定や他のタスクとの優先度を比較してタイムリーに取り組むべきタスクを明確にすることができました。また、自分自身だけではなく、チーム全体のタスク推進力も上がりました。
◆まとめ
GTDを実践することでエンジニアとしての成果を向上させることができました。タスクの整理や優先度の設定により、重要なタスクに集中することができるようになり、生産性が向上しました。また、時間の見積もりやスケジュールの調整により、タスクの遅延や時間の詰め込みを回避でき、プロジェクトの納期が守りやすくなりました。
さらに、GTDによってタスクの推進力が向上し、効率的な作業が可能になりました。具体的なアクションや期日の設定、進捗管理により、タスクを円滑に進めることができます。これにより、プロジェクト全体の進行状況を把握し、必要な調整やリソースの配分を行うことができました。
結果として、GTDを使う前に比べ、残業時間は20時間減少しました。
GTDはエンジニアとしての成果を最大化するための有力な手法であり、私自身もその効果を実感しています。今後もメリットを活かしながら、より効果的なタスク管理を継続していきたいと思います。
皆さんも是非、GTDを取り入れて効果的なタスク管理を実現してみてください。
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